Hoe vind ik de cliëntenraad als de Ambtelijk Secretaris er niet is?
Tijdens een actie in de afgelopen zomerperiode probeerden we zoveel mogelijk cliëntenraden te benaderen. Daarbij zijn we een ervaring rijker geworden met betrekking tot de vindbaarheid en de bereikbaarheid van de cliëntenraad. Want als de ambtelijk secretaris er niet is, is de cliëntenraad er dan ook niet?
De automatische antwoorden die vanuit diverse e-mailboxen worden teruggestuurd geven niet altijd duidelijkheid over bij wie we met vragen aan de cliëntenraad terecht kunnen als de ASC er niet is. En wordt de mail überhaupt wel gelezen of doorgestuurd? “Ik ben aan het genieten van mijn vakantie en lees de mail weer op 28 augustus” ontvangt de lezer die zich in een doolhof bevindt om de cliëntenraad te vinden.
Op zoek naar de cliëntenraad via de website
Als we op zoek gaan via de website van de zorgorganisatie, is het altijd weer een verrassing wat er naar boven komt bij de zoekterm “cliëntenraad”. Van foto’s van de gehele cliëntenraad, de medezeggenschapsregeling, (oude) jaarverslagen tot …. “niets gevonden” 😣.
Contactgegevens van de cliëntenraad leiden soms niet alleen naar de ASC, maar bijvoorbeeld ook naar een bestuurssecretariaat, locatie manager of gegevens van leden. Wanneer we dan gaan bellen levert de vraag “hoe kan ik de cliëntenraad bereiken” toch de nodige vraagtekens op, want de ASC heeft vakantie!
De rol van de ondersteuner
Als ondersteuner van de cliëntenraad kun je hierbij wat betekenen. Immers voor het goed functioneren van de cliëntenraad moet die ook vindbaar en benaderbaar zijn. Ga voor de lol maar eens op zoek naar je eigen cliëntenraad en wie weet kun je hierin nog wat “afstoffen” 😊.
Tips
TIPS voor de tekst in de afwezigheidsmelding van de mail:
- Aanhef bijvoorbeeld: Beste heer, mevrouw, …Hartelijk dank voor uw bericht! …Goedendag en hartelijk dank voor uw e-mail!
- Welke periode ben je niet aanwezig/bereikbaar.
- Wordt de mail wel of niet doorgestuurd en waarom niet en eventueel hiervoor excuseren.
- Wanneer wordt de mail weer gelezen en kan er een antwoord worden verwacht?
- Verwijzing naar collega/afdeling wanneer er dringende zaken zijn (en wie is dan die afdeling, collega of contactpersoon en zijn zij ook op de hoogte van jouw afwezigheid!?).
- Via welke contactgegevens de cliëntenraad bereikbaar is.
- Afsluiting met je e-mail handtekening.
Misschien ook interessant
Positioneren en Profileren als ASC
Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad en Toekomstbestendige cliëntenraden
