Waar sta ik en hoe vindbaar ben ik als Ambtelijk secretaris Cliëntenraad?
Op de tweede fysieke bijeenkomst van de Beroepsorganisatie Ambtelijk Secretaris Cliëntenraad (ASC) die op 5 oktober 2022 is gehouden stond de ASC zelf in de picture. Ook letterlijk, door de mogelijkheid om een gratis profielfoto te laten maken! Handig om je zichtbaar te maken in je positie binnen de organisatie en om je te profileren.
Positioneren. Waar hoor ik bij?
Zet zeven ASC’s bij elkaar en je hebt 6 verschillende afdelingen/teams waaraan zij zijn verbonden! Het lijkt soms alsof de organisatie ook niet weet waar die solistische ambtelijk secretarissen te positioneren.
Daarbij zijn er ook verschillende leidinggevenden in beeld en gaat de discussie al gauw over de mate van onafhankelijkheid als je als hiërarchisch leidinggevende bv. de bestuurssecretaris hebt. De ervaringen hiermee zijn heel divers en blijken ook persoons afhankelijk.
Het belangrijkste daarbij is om als ASC je bewust te zijn van “welke pet je op hebt”. Je bent er in eerste instantie voor de cliëntenraad, maar praat niet namens de cliëntenraad en zegt ook niet wat de cliëntenraad vindt. Dit klinkt zo vanzelfsprekend, maar toch blijkt het moeilijk in de praktijk. Je bent als snel geneigd om als ASC “we” of “wij” te zeggen. Herkenbaar? Las een tussenstap in en bekijk het van een afstand op “ambtelijke” wijze.
De ASC wordt ook wel gezien als secretaresse. De functie vraagt altijd uitleg en daarbij willen we ook allereerst uitleggen wat een cliëntenraad überhaupt is. De vergelijking met de OR is dan gauw gemaakt.
De bekendheid met cliëntenraden in de zorgorganisatie zelf is divers. Op bestuursniveau is dit vaak wel duidelijk. Op regionaal en lokaal niveau (middenkader) of bij ondersteunende afdelingen is niet altijd bekend of, wanneer en op welke manier de cliëntenraad betrokken moet worden.
Profileren. Onbekend maakt onbemind?
Als “tussendoortje” hebben we het Model van Thomas-Kilmann behandeld. Bekendheid met hoe jij je positie in neemt in veel situaties, maar ook herkenning van welke positie (leden van) de cliëntenraad innemen in bv. conflictsituaties geeft inzicht hoe je hier mee om kunt gaan. Hoe stel jij je op en wat geeft dit voor informatie aan de ander?
Als ASC werk je mee aan de bekendheid van cliëntenraden in de zorgorganisatie. Geef bv. een presentatie in het (werk)overleg van betreffende afdelingen. Liefst met sprekende en (doel)treffende voorbeelden.
Informatie over de cliëntenraden kun je vindbaar en gemakkelijker toegankelijk maken op het “intranet” van de zorgorganisatie. Werk hierbij met “linken” en “koppelingen”. Ook het ontwerpen van een format voor adviesaanvragen of instemmingsverzoeken helpen bv. het management om deze makkelijker, zorgvuldig en volledig in te dienen bij de cliëntenraden.
De timing van het betrekken van de cliëntenraad is nog niet altijd optimaal, waardoor cliëntenraden te laat of zelfs niet bij de besluitvorming worden betrokken. De ASC is hierbij van groot belang. Door contact te hebben en houden met de zorgorganisatie weet je wat er speelt en kun jij als “linking pin” zorgen dat lopende onderwerpen op tijd worden voorgelegd.
Die contacten met collega’s zijn, zeker na de Coronatijd, niet altijd vanzelfsprekend. Maar op vele manieren hebben we geleerd daar toch mee om te gaan: wat vaker “Teamen” i.p.v. bellen, bellen i.p.v. mailen, connecties maken met zoveel mogelijk collega’s op bv. Linkedin etc.
Wil je er de volgende keer ook bij zijn?
Houd dan onze website in de gaten. Of schrijf je via dit contactformulier in voor de nieuwsbrief. Of word lid van Beroepsorganisatie ASC.
