Interview door Annette Kolkman van Foto’s en tekst met Rianne Kraal, Ambtelijk Secretaris Centrale Cliëntenraad bij ‘s Heerenloo.
Hoe zorg je dat cliënten betrokken worden bij de organisatie
Rianne Kraal is ambtelijk secretaris van de centrale cliëntenraad van ’s Heeren Loo, een grote zorgorganisatie voor mensen met een beperking. Volgens haar functieomschrijving ondersteunt ze de centrale cliëntenraad in praktische zin. ’s Heeren Loo gelooft echter in de kracht van medezeggenschap. Daarom krijgt Rianne van de organisatie alle ruimte om te stimuleren dat de cliëntenraden goed functioneren. “Alles wat ik doe draait om hoe je cliënten en verwanten het beste kan betrekken bij beleid en activiteiten van de organisatie”. Naast haar werk in ’s Heeren Loo is zij ook voorzitter van de adviescommissie beroepsorganisatie ambtelijk secretarissen. Rianne gelooft in het belang van haar functie en wil anderen graag inspireren zich in te zetten voor de cliëntmedezeggenschap.
Hoe is de cliëntmedezeggenschap bij ’s Heeren Loo georganiseerd
’s Heeren Loo heeft meer dan 1000 locaties verspreid over heel Nederland. De organisatie is verdeeld in 16 regio’s. In de visie van de organisatie staat: “‘s Heeren Loo helpt mensen met een verstandelijke en/of andere beperking hun leven in te vullen zoals zij dat zelf willen’. De praktische vertaling van het beleid dat hiervoor moet zorgen is het aandachtsgebied van de regionale cliëntenraden. Zij worden gevoed met informatie uit hun regio én de centrale cliëntenraad.
We spreken steeds in meervoud. Elke regio heeft namelijk 2 deelraden die samen de regionale cliëntenraad vormt. De deelraad cliënten wordt ondersteund door een cliëntcoach. De deelraad verwanten wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De gesprekspartner van beide deelraden (een regionale cliëntenraad) is de regiodirecteur. De ambtelijk secretaris en cliëntcoach ondersteunen samen de regionale cliëntenraad.
In het hol van de leeuw
Rianne werkt vanuit het hoofdkantoor in Amersfoort. Daar is de raad van bestuur gehuisvest en alle ondersteunende diensten. Kortom: ontwikkelingen en beleid worden daar vastgesteld en vertaald naar de leefwereld voor de regio’s. En daar vergadert ook de centrale cliëntenraad met de raad van bestuur. Hierin zitten vertegenwoordigers van de regionale raden (totaal dus 2x 16 leden) maar zij zijn net als de regionale raden verdeeld in 2 deelraden: een van cliënten en een van verwanten. Deze 2 centrale deelraden vergaderen niet met elkaar maar ieder afzonderlijk met het lid van de raad van bestuur met de portefeuille zorg. Om de verbinding te houden tussen beide groepen is een dagelijks bestuur in het leven geroepen. Rianne is ambtelijk secretaris van het dagelijks bestuur van de centrale deelraden. Daarnaast ondersteunt zij werkgroepen en commissies van de centrale cliëntenraad.
Dagelijks bestuur centrale cliëntenraad
Het dagelijks bestuur van de centrale cliëntenraad wordt gevormd door de voorzitter en vicevoorzitter van de cliënten- en verwantendeelraad, bijgestaan door Rianne en twee cliëntcoaches. Zij doen het agendaoverleg met de raad van bestuur, en bespreken welke onderwerpen en advies- en instemmingsaanvragen in welke deelraad besproken moeten worden. Of misschien wel in beide. Bovendien zorgt Rianne dat alle beschikbare informatie wordt gedeeld met de centrale cliëntenraad. Bovendien bekijkt het dagelijks bestuur of zij ook over andere onderwerpen geïnformeerd willen worden. Het dagelijks bestuur doet infeite voorwerk voor de centrale deelraden.
“In coronatijd waren de vergadering van de centrale deelraden met de raad van bestuur online. Misschien wel leuk om te weten is dat er nu sprake is van een hybride vorm: kan iemand niet fysiek aanwezig zijn dan neemt hij of zij digitaal aan de vergadering deel”.
Mijn expertise wordt serieus genomen door leden van cliëntenraden en door collega’s
Rianne stelt: “De raad van bestuur ziet de centrale cliëntenraad duidelijk als een meerwaarde. Zij hecht waarde aan de mening en input van de cliëntenraad. Ze wil er haar voordeel mee doen. Cliënten en verwanten ervaren dingen toch anders dan wij als medewerkers. Het is voor ons lastiger om ons in te leven hoe het leven met een beperking is en wat het betekent voor verwanten om zorg uit handen te geven”.
Rianne heeft haar functie voor een groot deel zelf mogen inrichten. Ze doet dit werk nu 10 jaar. Natuurlijk is haar hoofdtaak het ondersteunen van de cliëntenraad. Maar ze is erg blij dat ze de ruimte krijgt om gevraagd en ongevraagd mee te mogen adviseren. “Er zit voor mij ook heel veel beleidsmatig werk bij en dat maakt het voor mij zo’n leuke baan. Officieel ben ik geen lid van het dagelijks bestuur maar in de praktijk dus eigenlijk wel. Ik doe veel advieswerk, maar de cliëntenraad beslist. Ook al heb ik zelf een bepaalde mening: die laat ik niet blijken. Ik belicht de positieve en negatieve kanten, maar zij maken zelf een keus. En daar ga ik dan in mee. Het is belangrijk dat je objectief blijft.
Vraagbaak op het gebied van medezeggenschap
Daarnaast ben ik vraagbaak voor de collega-ambtelijk secretarissen uit de regio, en de cliëntcoaches. Maar ook voor collega’s van woningen, managers zorg en collega’s die werken bij de afdeling zorgbeleid. Zij hebben bijvoorbeeld vragen als ‘is dit onderwerp instemmingsplichtig en hoe zullen we de cliëntenraad betrekken’. Dat kan alleen als je een goede samenwerkingsrelatie hebt. Op centraal niveau is dat zeker zo. Natuurlijk gaat er bij ons ook wel eens iets mis. Dan wordt een onderwerp als informatie aangeboden terwijl het advies- of instemming plichtig is. Maar dan kan je daarover met elkaar in gesprek gaan.
Ook help ik projecten organiseren zoals ’s Heeren Loo got talent. Bij alles wat ik doe is de insteek om mee te denken hoe je cliënten en verwanten het beste kan meenemen in een proces. Het leuke aan mijn functie is dat ik met verschillende mensen binnen de organisatie te maken heb”.
Kartrekker van intervisiebijeenkomsten en trainingsdagen voor ambtelijk secretarissen en cliëntcoaches
In coronatijd heb ik een soort coördinatorenrol op me genomen. Ik organiseer bijvoorbeeld intervisiebijeenkomsten en trainingsdagen voor de regionale ambtelijk secretarissen en cliëntcoaches. Ik ben geen teamleider, maar kartrekker en faciliteer op basis van input van mijn collega’s. De organisatie geeft ons die ruimte omdat het ertoe bijdraagt dat de cliëntmedezeggenschap nog beter zichtbaar is. Zo proberen we om meer eenduidigheid te krijgen in de werkwijze in de verschillende regio’s. Tijdens bijeenkomsten delen we ervaring en informatie zodat niet iedereen steeds opnieuw het wiel uit moet vinden”.
Wat moet je als ambtelijk secretaris in huis hebben
“Als ambtelijk secretaris ben je de spin in het web. Dat vraagt om doortastend zijn en je niet snel uit het veld laten slaan. En je moet creatief en flexibel zijn om dingen samen te kunnen laten komen. Sommige onderwerpen staan misschien bij de cliëntenraad wel hoog op de agenda maar niet bij de organisatie. Soms moet je gewoon geduld hebben en optimistisch blijven. Dan kan je beter als cliëntenraad wachten tot een kans om in te steken zich voordoet. Dat is wel inherent aan een grote organisatie.
Ambtelijk secretaris als logische vervolgstap
“Ik werkte voorheen als zorgbemiddelaar. Dat houdt in dat je de aanmelding in orde maakt bij een zorgvraag van een cliënt. Je hebt contact met ouders, met scholen, met bureau jeugdzorg, dagbehandeling of werkgevers. Je geeft informatie over verschillende zorgvormen en wat nodig is om op de wachtlijst te komen.”
Toen 10 jaar geleden de interne vacature voor ambtelijk secretaris van de centrale cliëntenraad voorbijkwam was dat voor Rianne een logische stap. “Je bent dicht betrokken met cliënten en verwanten: nu niet meer individueel maar meer in het algemeen belang”.
Hoe zorg je dat zowel cliënten als verwanten zich gehoord voelen?
“Ik vind het ook erg leuk dat ik met cliënten én verwanten samenwerk. Daarin zie ik een uitdaging om te zorgen dat cliënten net zo goed aan bod komen als de vaak toch mondigere verwanten. Ze moeten niet te snel gaan, niet te moeilijke woorden gebruiken. Dat geldt overigens ook voor mijn omgang met hen. Zo moet ik goed nadenken over hoe ik notuleer. Soms is de voorzitter van de cliëntendeelraad door omstandigheden onverwacht niet aanwezig. Dat heeft consequenties voor de voorbereiding van de vergadering. Hoe los je dat creatief op?”
Jaarlijkse leerzame en gezellige landelijke dag voor cliëntenraden
“De centrale cliëntenraad organiseert jaarlijks een landelijke cliëntenradendag voor alle leden van de cliëntenraden van ’s Heeren Loo. Daar worden ook regiodirecteuren en beleidsmedewerkers die zich bezighouden met cliëntmedezeggenschap, leden van de raad van bestuur en de raad van toezicht voor uitgenodigd. De organisatie doe ik samen met de voorzitters van de centrale cliëntenraad en collega’s van de afdeling marketing & communicatie.
Het doel van deze dag is tweeledig: elkaar ontmoeten: de gasten worden met veel egards ontvangen. Natuurlijk ontbreekt de lekkere koek en bitterbal niet. Maar het gaat ook om iets van elkaar te leren over een bepaald onderwerp. Dat doen we meestal met behulp van een theatervoorstelling waarin het onderwerp wordt uitgespeeld. Daarna zijn er workshops. Aan het eind van de dag koppelen de theatermensen de resultaten op een ludieke manier aan de hele groep terug.”
Voorzitter van de adviescommissie van Beroepsorganisatie ASC
“Ik heb me aangemeld om mee te denken met de beroepsorganisatie voor ambtelijke secretarissen, omdat ik graag een steentje wil bijdragen aan het vorm en inhoud geven en uitrollen van deze beroepsorganisatie. Wij hebben namelijk een leuk en belangrijk vak.
Ik houd ervan om naast mijn werk andere zingevende dingen te doen, en dit paste er goed bij. Het is fijn als je als ambtelijk secretaris kan sparren met beroepsgenoten. Het leuke is dat je niet alleen collega’s uit de gehandicaptenzorg ontmoet, want ook bijvoorbeeld in ziekenhuizen en verpleeghuizen zijn cliëntenraden. Hoe mooi is het om kennis te delen maar ook aan anderen te toetsen. Samen kan je verder komen”.
